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Destruição de Documentos

Como trabalhamos com a destruição de documentos

O Brasil tem uma das mais intensas burocracias do mundo, e seguindo esses parâmetros, a Bem Reciclagem faz um minucioso check-up de todo o Pack de documentação recebida. Avaliações de validade e datação documental. Avaliação de documentos de empresas e pessoas físicas, dentro das tabelas de temporalidade e assessorando a gestão de documentos.

A Bem Reciclagem cria um sistema personalizado para a gestão de cada segmento documental, ou seja, seus documentos serão separados em segmentos, agilizando as temporalidades e datação dos pacotes. Na tabela de temporalidade, você ou sua empresa, vão ter orientação sobe a guarda de documentos e suas validades de manutenção ou destruição.

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

LGPD é aplicável a qualquer operação de tratamento realizada por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, independentemente do meio, do país de sua sede ou do país no qual estejam localizados os dados, desde que a operação de tratamento de dados seja realizada no Brasil; a atividade de tratamento tenha por objetivo a oferta de bens ou serviços ou o manejo de dados de indivíduos localizados no país; ou, ainda, que os dados pessoais objeto do tratamento tenham sido coletados em território nacional.

Assessoria de Gestão de Documentos

Tabela de Temporalidade - PAGAMENTO DE TRIBUTOS

Documento Prazo Guarda Prazo de Precaução Observações
Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF. 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. 10 anos Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I).
Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM. 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. 10 anos. Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I).
Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA). 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. 10 anos. Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I).

Tabela de Temporalidade - CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)

Documento Prazo Guarda Prazo de Precaução Observações
Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone (inclusive o celular). 90 dias. 5 anos. Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços.

Tabela de Temporalidade - COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)

Documento Prazo Guarda Prazo de Precaução Observações
Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel. Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis. Vida útil do produto. Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°.
Nota fiscal de compra de bem durável. Prazo da garantia. Vida útil do produto. Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°.
Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis. 30 dias. A nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).

Tabela de Temporalidade - SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS

Documento Prazo Guarda Prazo de Precaução Observações
Comprovante de depósito bancário. Sem especificação. Guardar até comprovação do crédito em conta. CC
Extrato bancário. 5 anos. Comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira de valores.
Fatura de cartão de crédito. 3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados. 5 anos. Nas faturas de cartão de crédito ainda não há determinação específica. Recomenda-se, no entanto, que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por conta de eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade das operadoras de crédito.

Tabela de Temporalidade - DOCUMENTOS DE PATRIMÔNIO

Sistema de Destruição de Documentos

A Bem Reciclagem atua na destruição de documentos, onde nossos técnicos fazem uma triagem de todos arquivos que já cumpriram suas funções, e não tem valores funcionais ou de relevância histórica, dentro deste conceito, os torna inúteis e podem ser destruídos.

Sistema de Destruição de Documentos – Como é feito

Trituração

Os resíduos sólidos são submetidos a um processo de redução no seu tamanho, em que são utilizados trituradores industriais para esse procedimento, são definidos a partir do tipo de item a ser triturado.

Destruição

Os resíduos são submetidos aos processos de trituração, sendo levados a métodos de reciclagem e seus compostos orgânicos retornam como produto reciclável.

Documento Prazo Guarda Prazo de Precaução Observações
Escritura de imóvel. Permanente. Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário.
Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV). 1 ano. Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente.
Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.). 1 ano, após o final da vigência. O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II.